Sicherheitskonzept (7): Tag der Veranstaltung

Am Veranstaltungstag gibt es meist unmittelbar vor Beginn der Veranstaltung eine Vorbesprechung. Ziel ist es, letzte Unklarheiten auszuräumen. Alle am Sicherheitsmanagement beteiligten Personen kommen an einem Ort zusammen, später werden sie dann über das ganze Veranstaltungsareal verteilt sein. Bei jeder Sicherheitsorganisation (BOS) gibt es einen klar definierten Ansprechpartner für alle anderen.
Ein ganz wichtiges Element dabei ist die Überprüfung der Kommunikationsschiene: Funkkanäle werden abgeglichen (bei Tetra die Gruppen bestimmt) und Telefonlisten werden ausgegeben.

Fotos: Vorbesprechung (links), Check der Kommunikation (rechts)

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Sicherheitskonzept (6): Werkzeuge und Zusatzmaterial

Das eigentliche Sicherheitskonzept umfasst das Ganze, nicht nur das Schreiben eines dicken Dokuments: Angefangen von den Vorbesprechungen über die Einbindung der BOS und die Sicherheitsbesprechung am runden Tisch bis zum Schreiben des Dokuments. Einige zusätzliche von mir verwendete Werkzeuge möchte ich in der Folge näher beschreiben:

• Kommunikationslisten, meist laminiert
• Einsatzinformationssystem ESIS
• Merkblätter für den/die Veranstalter (Gasbetrieb, Pyrotechnik, Jugendschutz)
• Berechnungstools für die Maurer-Formel (Sanitätsdienst)
• Lagepläne und Fluchtwegskizzen
• Lautsprecherdurchsagen

Sicherheitskonzept (4): Protokoll der Sicherheitsbesprechung

Kurz nach der Sicherheitsbesprechung wird das Protokoll an alle Teilnehmer verschickt. Ebenso bekommen es die beteiligten Behörden und Organisationen zugeschickt, die trotz Einladung nicht teilgenommen haben. Das Protokoll enthält auch eine Teilnehmerliste mit Kontaktdaten und oft auch schon eine Skizze des Veranstaltungsgeländes mit den vorgesehenen Bauten.

Jeder bekommt ein paar Tage Zeit für eine Stellungnahme und etwaige Änderungswünsche, gilt das Protokoll als angenommen.

Sicherheitskonzept (3): Sicherheitsbesprechung am runden Tisch

„Beim Reden kommen die Leut‘ z’samm.“ – Ein Sprichwort, das eine Sicherheitsbesprechung sehr gut beschreibt. Mit allen Beteiligten (Veranstalter, Sicherheitsorganisationen, Behörden) werden anhand einer Checkliste alle Aspekte der Veranstaltung durchbesprochen. Interessenskonflikte sollen damit im Vorfeld der Veranstaltung bei der Sicherheitsbesprechung ausdiskutiert werden.

Die Sicherheitsbesprechung ist das wichtigste Element im Sicherheitsmanagement im Vorfeld der Veranstaltung. Interessantester Nebeneffekt der Sicherheitsbesprechung: Alle Vereinbarungen sind auch in den Köpfen aller Beteiligten, es wird also nicht nur Papier produziert, das in einer Schublade oder einem Aktenordner verschwindet.

Sicherheitskonzept (2): Vorbereitung

Der nächste Schritt ist die seriöse Vorbereitung. Dazu gehört die Sammlung aller benötigten Daten zur Veranstaltung wie Pläne, Fotos, Programmablauf, Beteiligte, bestehende Genehmigungen, … – also alle Informationen zu was-wann-wo. Möglichst viele dieser Beteiligten werden (zumindest telefonisch oder per Email) kontaktiert. Leistungserbringer (zB für den Sanitätsdienst) werden zur Angebotslegung eingeladen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die Einladung zur Sicherheitsbesprechung am ‚runden Tisch‘. Die Sicherheitsbesprechung ist das wichtigste Element im Sicherheitsmanagement im Vorfeld der Veranstaltung.