Der nächste Schritt ist die seriöse Vorbereitung. Dazu gehört die Sammlung aller benötigten Daten zur Veranstaltung wie Pläne, Fotos, Programmablauf, Beteiligte, bestehende Genehmigungen, … – also alle Informationen zu was-wann-wo. Möglichst viele dieser Beteiligten werden (zumindest telefonisch oder per Email) kontaktiert. Leistungserbringer (zB für den Sanitätsdienst) werden zur Angebotslegung eingeladen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die Einladung zur Sicherheitsbesprechung am ‚runden Tisch‘. Die Sicherheitsbesprechung ist das wichtigste Element im Sicherheitsmanagement im Vorfeld der Veranstaltung.