Sicherheitskonzept (2): Vorbereitung

Der nächste Schritt ist die seriöse Vorbereitung. Dazu gehört die Sammlung aller benötigten Daten zur Veranstaltung wie Pläne, Fotos, Programmablauf, Beteiligte, bestehende Genehmigungen, … – also alle Informationen zu was-wann-wo. Möglichst viele dieser Beteiligten werden (zumindest telefonisch oder per Email) kontaktiert. Leistungserbringer (zB für den Sanitätsdienst) werden zur Angebotslegung eingeladen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die Einladung zur Sicherheitsbesprechung am ‚runden Tisch‘. Die Sicherheitsbesprechung ist das wichtigste Element im Sicherheitsmanagement im Vorfeld der Veranstaltung.

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Sicherheitskonzept (1): Vorbesprechung

Der erste Schritt ist eine Vorbesprechung (oft auch telefonisch) zwischen einem Vertreter des Veranstalters und mir (dem Ersteller des Sicherheitskonzepts). Idealerweise sollte das mindestens 2 Monate vor der Veranstaltung geschehen. Die groben Daten (was, wer, wann, wo) werden ausgetauscht und der Auftrag fixiert. Der Arbeitsaufwand und damit auch der Preis für ein Sicherheitskonzept orientieren sich an der Größe der Veranstaltung und dem Grad der Vorbereitung des Veranstalters – je bessere Unterlagen zur Verfügung stehen, umso leichter funktioniert es.

Noch ein Missverständnis kann ich gleich ausräumen: Es genügt nicht, nur einmal ein Sicherheitskonzept zu erstellen, das dann immer wieder hergenommen werden kann. Die Sorgfalt entscheidet! Deshalb ist das Sicherheitskonzept aus dem Vorjahr eine sehr gute Grundlage, aber sehr häufig ändern sich die beteiligten Personen, und man lernt aus den Erfahrungen. All diese Änderungen fließen in das neue SK ein.