Kurz nach der Sicherheitsbesprechung wird das Protokoll an alle Teilnehmer verschickt. Ebenso bekommen es die beteiligten Behörden und Organisationen zugeschickt, die trotz Einladung nicht teilgenommen haben. Das Protokoll enthält auch eine Teilnehmerliste mit Kontaktdaten und oft auch schon eine Skizze des Veranstaltungsgeländes mit den vorgesehenen Bauten.
Jeder bekommt ein paar Tage Zeit für eine Stellungnahme und etwaige Änderungswünsche, gilt das Protokoll als angenommen.
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